【講演企画担当者が知っておくべきこと】vol.35

ホストを担う上で必要不可欠な要素が「オペレーター」力です。オンライン講演本番時、ホストが担う役割は多岐にわたりますので、これらを踏まえた上で、

・組合執行部としてホストをどなたが担うのか?                   ・全て一人に任せてもいいのか?複数名で役割分担した方がいいのか?                             ・どういう風に役割分担するのがいいのか?

などなど、ご検討されることをお勧めいたします。

ーオペレーション① 本番前(before production

1)入室管理

・ゲスト(参加者)の入室許可など。当然ながら参加人数が多くなるほど、大変な作業になります。

・ 入室後、参加者の氏名表記を変えていただく。分かりやすいor呼びやすい表記に変更する、という作業が入ります。

2)ウェルカムタイム 

参加経験ある方は感じたことがあるかも知れません。入室してから10~20分。BGMも無ければ、ホストから何の声掛けもなければ、 結構心が折れてしまいます。弊社ではそのようなことがないよう、「ウェルカムタイム」フォーマットを開発しております。

ーオペレーション② 本番中(In production)

3)講師のオペレーションフォロー機能 

いわゆる講演する際のテクニカルスタッフ的な役割も必要になります。基本、ご自身で機能操作をする講師が大半ですが、操作そのものを任される講師の方も一定数いらっしゃるのと、万が一の場合のフォロー体制も必須です。

4)バックアップ機能 

オンライン講演は万全ではありません。参加者が上手く入室出来ないとか、そもそも講師の声・映像が途切れ途切れになる・・・などのリスクも考えられるので、万が一の場合に備え、バックアップ用の映像・共有資料などが必要になってきます。

ーオペレーション③ 本番後(After performance)

5)エンディングタイム 

ゲスト(参加者)のお見送り。オンラインに於いては「終わり方」も大事になってきます。「いかに参加者に気持ちよく退室してもらうか?」「良い残像を残しながら退室してもらうか?」がキーポイントになってきます。 

6)レビュータイム

いわゆる「ブラッシュアップタイム」という位置づけです。執行部の皆さんのオンライン講演に関する感想・課題などを講師と共に振り返り・感想を共有することが、次回オンライン事業に活きてきます。

6)その他役割

スクリーンショットを撮るなど

ホストと一言で言っても、全体の流れによってこれだけのタスクをこなさないといけないので、どなたかお一人に任されるのではなく、複数担当制でキチンと役割分担し、ホスト進行されることをお勧めいたします。

・・・いかがでしょうか?オンライン講演事業に取り組まれる執行部さんのご参考になれば、幸いです。

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