コロナ感染拡大を受け2020年以降、数多くの講演事業・レクリエーション事業がオンライン開催に移行しました。

当社ではwithコロナ時代のトレンドとして「ハイブリッド開催」が主流になると予想しています。メリットやデメリット、運用・導入方法をふまえ、「ベストな開催方法」を理解し、是非事業を成功させませんか？

－ハイブリッド開催とは？－

ハイブリッド（hybrid）とは「組み合わせ」という意味の英語です。「会場へ足を運ぶ＝リアルイベント」と「WEB上で参加する＝オンラインイベント」の両方で、組み合わせて開催されるという意味で使われています。

リアルで集まる事が、以前よりも難しくなくなりましたが、それでも一方ではまだ慎重な考えもあり、その両方を取ろうということで、急速に増えつつある開催方法です。

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－ハイブリッド型開催のメリット－

ハイブリッドで開催するメリットをしっかり理解して、イベントの企画や計画を立てていくことが成功の秘訣になるので、まずメリットを見ていきましょう。

リアル開催の場合、参加者は指定された会場まで実際足を運ぶしか選択肢がありませんでしたが、ハイブリッド型の場合、「会場に足を運ぶ」or「オンラインで参加する」、ケースによっては「アーカイブで見る」という選択肢が増えるので、より参加率が高くなる可能性があります。

業務としてリモート・テレワークが常態化している今では、組合執行部さんとしても、「組合事業参加方法の選択肢」を設けることは必須の時代になるかも知れません。

リアル開催の場合、地理上の関係で近隣の方しか参加出来なかったりするケースがありましたが、ハイブリッド型の場合、遠方の方はオンライン参加という形が可能になります。最近でも、海外赴任の組合員さんがご参加されたこともありました。

ハイブリッド型のみならず、個別視聴型にも言えることですが、オンラインということで、各事業コンテンツをアーカイブ化し、事業開催後も視聴可能になるのは大きなメリットです。（※但し、講師が絡む場合、了承を得る必要あり）

参加者を分散させることができるので、密を避け感染症拡大を予防でき、クラスターの発生など、最悪の事態を避けるためにも有効と言えます。

－ハイブリッド型開催の注意点・留意事項－

タスクが増える分、解決しなければならない問題もあります。デメリットを含めた「ハイブリッドの注意点・留意点」を見ていきましょう。

お客さまにとって、この問題が一番大きいかも知れません。zoomなどに繋げようとすると、高速なインターネット回線などインフラがしっかり整っている会場が必須になってきます。

配信機材も複数ご準備して頂いたり、手間の問題もあります。

併せて「オンライン〇〇％、リアル〇〇％」と、リアルに重きを置くのか？オンラインをメインで実施するのか？のバランスを考え、会場のキャパシティーを決めることも必要となってきます。

ハイブリッド型開催の催しは、リアル開催よりも手法も役割も種類が豊富で、多くの事前準備をマルチタスクでこなす必要が出てきます。しっかりと役割分担をし、アウトソーシング出来そうなところは外部に依頼していくと良いでしょう。

－スムーズな運営方法のポイント－

運営責任者ですが、リアル＆オンラインをお一人に任せるのではなく、1.リアル対応運営責任者　2.オンライン運営責任者　の二人で進行されることが理想です。

この両者がキチンと連携を取り、会場設営・参加者対応・講師対応などやるべきことはたくさんありますので、会場での交流をスムーズにできるように流れをくむ必要があるので、進行や役割をシュミレーションして決めておきましょう。

当社ではランスルー（最終リハーサル）も行っており、万全の体制で本番に臨んでいただけます。

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勿論、ソーシャルディスタンスや感染症対策の入場管理などは、必須です。

必ずリアル会場とタイムラインの合った進行表を作成することが必須になります。

会場側との交流を活性化させるために、オンライン参加者からの質問等の音声と映像が、リアル会場でも同時に配信されるスクリーン投影も必要不可欠です。

ハイブリッド型講演は、オンライン・オフラインの両方の良さを兼ね備えています。

参加者は選択肢を持つことになり、密を避けながらオフライン時と遜色ない事業開催が出来るようになると、更に組合事業の可能性は広がっていくではないでしょうか？